IT-Kosten senken durch Kooperation

 

Dipl.-Volkswirt Heinz-Werner Thissen, Stadtwerke Velbert GmbH

und Wuppertaler Stadtwerke AG

Dr. oec. Wolfgang J. Trein, FIGEMA DR. TREIN Unternehmensberatung

 

 

In der Ausgabe 04.2004 wurden die Kooperationsaktivitäten der Stadtwerke Velbert und Wuppertaler Stadtwerke beschrieben und die Beweggründe für dieses Vorgehen in der Bergischen Region vorgestellt. Die Umsetzung einer horizontalen Kooperation im Bereich IT erfordert vielfältige vorbereitende Aufgaben, eine durchgeplante und strukturierte Vorgehensweise sowie eine entsprechende organisatorische Gestaltung. Diese Aktivitäten wurden größtenteils mit Hilfe externer Unterstützung, der FIGEMA Dr. Trein Unternehmensberatung, durchgeführt.

Heute sollen aus Anlass des Inkrafttretens der IT-Kooperation zwischen beiden Unternehmen die Vorgehensweise und der erwartete Nutzen aufgezeigt werden.

 

Bundesweit ist heute eine Neigung zum IT-Outsourcing in Unternehmen der Energie­wirtschaft zu beobachten, um die Effizienz und Kostenstrukturen der eigenen IT-Ab­teilungen zu verbessern. Dafür stehen einige Dienstleister mit ihren Rechenzentren bereit. Soweit wollte man aber bei den Stadtwerken Velbert nicht gehen, sondern nutzte die partnerschaftliche Kooperation mit den Wuppertaler Stadtwerken um Op­timierungsansätze in der IT zu untersuchen. Im Ergebnis der Prüfung wurde festge­stellt, daß eine Zusammenlegung der IT-Bereiche am Standort Wuppertal Synergien freisetzt, die höher sind als ein klassisches Outsourcing an einen IT-Dienstleister. Hinzu kommen die gesellschaftsrechtlichen Regelungen zwischen beiden Unternehmen, die ein gemeinsames Interesse anstreben. Die Zusammenarbeit der Partner in der IT wird zum einen bessere Rechenzentrumsleistungen, einen verbesserten Know-how-Transfer und insbesondere qualitativ deutlich höhere Serviceleistungen im Bereich der SAP-Systeme für die Anwender ermöglichen. Aber auch die Kosteneinsparungen sind beträchtlich. Zum einen erbringt die WSW für die SWV Serviceleistungen, nutzt die vorhandene Infrastruktur besser aus und generiert damit einen Deckungsbeitrag, zum anderen prognostizieren die Untersuchungen langfristige Einsparungen bei den SWV von ca. 20 % im Bereich IT. Insgesamt werden 4 Mitarbeiter der SWV in den IT-Bereich der WSW übergeleitet.

 

Doch die Synergien fallen nicht sofort vom Himmel. Da beide Unternehmen auch in anderen Bereichen kooperieren, sind die Prozesse in den Unternehmen zwingend zu harmonisieren, um die Optimierungspotenziale auch tatsächlich auszuschöpfen. Dies umso mehr, als es um den Einsatz von gemeinsamer Software, insbesondere SAP, geht. Die Kompetenz im IT-Service nimmt deutlich zu, wenn nicht mit unterschiedlich ausgeprägten Systemen gearbeitet wird, sondern der Einsatz der Software gemeinsam ausgeschöpft wird. Und dazu sollte vorher immer eine Prozessoptimierung erfolgen. Dies ist im Übrigen eine Empfehlung, die grundsätzlich im Rahmen der Einführung einer neuen Software und eines IT-Outsourcing beachtet werden sollte.

 

Will eine solche Partnerschaft mit mindestens gemeinsamen SAP-Lösungen Synergieeffekte erwirtschaften, so muß sie vor Inkrafttreten der IT-Kooperation und des Betriebsübergangs der IT-Abteilung dieses Vorhaben durch viele gemeinsame Gespräche, Planungen und Maßnahmen vorbereiten. Zunächst muß das Stadtwerk, das als IT-Dienstleister auftritt, seine IT-Organisation auf den Prozess der Bedienung eines externen Kunden ausrichten. Dazu gehört neben überarbeiteten Strukturen, z.B. die Einrichtung eines IT-Servicecenters, auch die Einweisung der IT-Mitarbeiter in den Umgang mit externen Kunden. Schließlich sind neben Kompetenz, Vertrauen und Kundenorientierung besonders wichtig.

Auf der anderen Seite ist bei dem Stadtwerk, das seine Mitarbeiter überleiten will, die notwendige Motivation bei eben diesen Mitarbeitern zu wecken und Ängste zu nehmen. Ein Prozess, der behutsam begangen werden muß.

 

Jede Partnerschaft sollte für die langfristige Zusammenarbeit ein Vertragswerk erarbeiten, das das beiderseitige Engagement regelt und vor allem die Erwartungen  und Leistungen der beiden Partner klärt. Im Vertragswerk ist der Servicegegenstand zu beschreiben und die Dienstleistungsvereinbarungen klar zu regeln. Im vorliegenden Fall sind damit der Betrieb des Rechenzentrums und die umfassende Betreuung der Anwender gemeint. Konkretisiert werden die Vereinbarungen in den sog. Service-Level-Agreements (SLAs), über Inhalt, Qualitätsmerkmale, Umfang der Leistung und natürlich den Preis. Ziel ist es, mittels SLAs eine objektivierbare, messbare und planbare Basis zu schaffen als Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem Auftragnehmer WSW und dem Auftraggeber SWV.

Da die Marktpreise für die IT-Dienstleistungen unter Partnern schwer zu ermitteln sind, wurden als Grundlage für die Preisbildung die Ist-Kosten genommen. Nach einer Optimierung im Hinblick auf die Realisierung von Synergieeffekten und einer konkreten Leistungsdefinition wurden die Vorschläge zur Preisbildung gegenseitig akzeptiert. Natürlich ist dabei auch zu berücksichtigen, daß für die kontinuierliche Koordination der IT-Aktivitäten bei den SWV und der Aktivitäten mit dem Dienstleister WSW ausreichend Ressourcen vorhanden sein müssen. Da nur die operativen IT-Aufgaben ausgelagert werden, ist zur Sicherstellung der verbleibenden unternehmensweiten IT-Prozesse (Strategie, Planung, Beschaffung, IT-Controlling) die Funktion des IT-Koordinators definiert worden.

 

Das positive Zusammenwirken zwischen SWV und WSW erweckt die Aufmerksamkeit in der bergischen Nachbarschaft. Es gilt, daß IT-Dienstleistung verlässlich und be­zahlbar sein muß und gleichzeitig weiteren interessierten Partnern in jeder denkbaren Form der gemeinsamen Gestaltung offen zur Verfügung stehen soll. Da es auch hierbei unterschiedliche Möglichkeiten der Ausgestaltung gibt (vom reinen Outsour­cing bis hin zur Kooperation), laden die umgesetzten Maßnahmen und Strukturen weitere Interessenten und Nachbarn dazu ein, sich über Möglichkeiten der Zusam­menarbeit zu informieren. Auch dadurch lässt sich die Stärke der einzelnen Stadt­werke in der Region im Hinblick auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck aus­bauen.

 

Dipl.-Volkswirt Heinz-Werner Thissen ist Geschäftsführer der Stadtwerke Velbert und Mitglied des Vorstands der Wuppertaler Stadtwerke;

Dr. oec. Wolfgang J. Trein ist Geschäftsführer der FIGEMA Dr. Trein Unternehmensberatung

 

 

Erschienen in:     ZfK (Zeitung für kommunale Wirtschaft), Ausgabe 07/2004